Comment associer un document informatique à une fiche ?

La fonction Associer un document doit au préalable avoir été configurée par votre administrateur et est appelé Adendda. Plusieurs adendda peuvent être créés, si l’on veut par exemple indiquer les différents formats d’enregistrement :

• joindre un ou plusieurs documents en format pdf

• joindre un ou plusieurs documents dans d’autres formats

Par défaut, quand la fonction est disponible, elle accepte tous les formats.

Associer ou joindre un document informatique à une fiche

1 - Dans la fiche, en mode création ou modification

• cliquez sur la fonction Ajouter un nouveau document, une fenêtre s’ouvre

• cliquez sur le bouton « Parcourir… » pour recherchez le document informatique enregistré sur votre ordinateur

• cliquez sur le bouton « Téléverser le fichier »

Remarque : vous pouvez aussi faire glisser vos documents avec la souris dans le carré vert.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Vous pouvez soit garder le même nom du fichier soit le modifier dans le champ « Nom conservé »

• puis cliquez sur le bouton « Valider »

2 - Depuis la fonction « Documents associés »

Sous le titre de la fiche (colonne de gauche)

• cliquez sur la fonction « Documents associés »

S’affiche la fenêtre de recherche

• cliquez sur les ++ de la recherche ou sur le bouton « Parcourir »

• cliquez sur « Valider »

Information : Depuis cette fonction, plusieurs documents peuvent être téléversés avant de cliquer sur « Valider ».

Remarque : vous pouvez aussi faire glisser avec la souris vos documents dans le carré vert.

Le document s’affiche dans le formulaire de saisie. Il peut être alors ouvert en cliquant sur le nom du fichier.